1. Identifica al deudor y la venta propuesta
Registra la razón social y el RUC de la entidad que contratará y deberá pagar, además del nombre comercial si es distinto. Conserva el contacto empresarial de facturación y pagos y el responsable de la solicitud en ventas. Una marca o un grupo empresarial no sustituye la identidad del comprador.
Adjunta el pedido o la propuesta con bienes o servicios, importe total, moneda, entrega y facturación previstas. Especifica el plazo, desde qué hecho se cuentan los días, la forma de pago y cualquier anticipo propuesto. Escribe «solicitado» mientras esas condiciones no estén autorizadas y acordadas.
Para iniciar la identificación y localizar cifras públicas en Ecuador, consulta dónde buscar información financiera de empresas. La guía distingue registros, estados y rankings; no todos los documentos necesarios serán públicos.
2. Pide soportes que respondan a esa operación
Acuerda con el responsable de crédito qué necesita para evaluar el importe y el plazo propuestos. No hay un número universal de estados financieros, años o referencias que vuelva suficiente cualquier expediente.
- Información financiera: reúne los estados y notas pertinentes de la misma entidad, con los períodos comparativos solicitados. Anota corte, moneda, unidad y alcance individual o consolidado. Si el cierre ya no representa la situación, pide información intermedia y respaldo de los cambios. Descargar un archivo hoy no actualiza sus cifras.
- Origen previsto del pago: cuando finanzas lo requiera, recaba el detalle de cobros y obligaciones hasta el vencimiento de la nueva venta. No sustituyas esa revisión por ingresos elevados, patrimonio o un ratio aislado.
- Antecedentes disponibles: si hubo operaciones previas, documenta condiciones, importes, fechas y cumplimiento con sus soportes. Si es un cliente nuevo, registra «sin historial propio». Las referencias comerciales o informes externos se obtienen solo por el procedimiento autorizado y se anotan con fuente, período y alcance; una opinión no asegura el pago.
Ventas reúne y ordena los soportes; finanzas interpreta su suficiencia y coherencia para la evaluación. La guía cómo evaluar la liquidez de un cliente profundiza en composición de activos, cobros y vencimientos.
3. Un archivo recibido puede dejar una pregunta abierta
Supongamos dos solicitudes ficticias por USD 6.000 de importe total, con entrega y facturación previstas para el 22 de octubre de 2026. Para este ejercicio, finanzas pidió estados individuales de 2025, notas e información intermedia al 30 de septiembre de 2026. Es una condición del caso, no una vigencia obligatoria para todo cliente.
| Aspecto | Soporte recibido |
|---|---|
| Quién pagará | Razón social e identificador coinciden en solicitud, pedido y soportes. |
| Condiciones solicitadas | Propuesta: 30 días desde la emisión de la factura, pago por transferencia, sin anticipo. No está aprobada. |
| Entidad de los estados | Los documentos individuales corresponden a la entidad compradora. |
| Período cubierto | Están los cortes y notas solicitados; su análisis financiero sigue pendiente. |
| Antecedentes | Sin historial propio. La ficha declara esa limitación. |
Los soportes pedidos están identificados. El análisis y la aprobación siguen pendientes.
| Aspecto | Hallazgo y siguiente paso |
|---|---|
| Quién pagará | Solo aparece el nombre comercial. Ventas debe confirmar la entidad que contratará y contrastarla con los soportes; aún no está identificado el deudor. |
| Condiciones solicitadas | Dice «30 días» sin punto de inicio. Ventas debe aclarar desde qué hecho corren y completar la forma de pago; todavía no puede fijarse el vencimiento. |
| Entidad de los estados | Se recibieron cifras consolidadas del grupo, no individuales del comprador. Ventas solicita las pertinentes y finanzas determina qué respaldo adicional necesita; el grupo no sustituye al deudor. |
| Período cubierto | Solo hay un cierre de 2023, sin explicación posterior. Ventas pide actualización y finanzas precisa el corte necesario; no se conoce la situación del período a evaluar. |
| Antecedentes | Sin historial propio. Ventas debe dejarlo explícito, no completar «buen pagador» ni «mal pagador». |
Cada faltante tiene una comprobación y un responsable. Recibir todos los adjuntos no resuelve estas preguntas.
En B, que todos los adjuntos abran correctamente no resuelve las preguntas. Tampoco los faltantes demuestran insolvencia o fraude: indican qué información y comprobaciones hacen falta. A puede pasar a análisis, pero su documentación no prueba todavía capacidad de pago.
4. Entrega una ficha que permita continuar la revisión
Copia esta ficha a tu expediente y completa los campos entre corchetes. Repite el registro de soporte y pendiente tantas veces como haga falta. Así, el siguiente responsable podrá localizar la evidencia y saber exactamente qué se comprobó.
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Entidad y operación | [Razón social e identificador]; [pedido/propuesta y ubicación]; [importe total y moneda]; [entrega y facturación previstas]. |
| Condiciones solicitadas | [Plazo y hecho que inicia el conteo]; [forma de pago]; [anticipos, si existen]. Estado: propuesta pendiente de decisión. |
| Soporte y alcance | [Nombre del archivo o fuente y ubicación]; [quién lo entregó]; [entidad, período/corte, moneda, unidad y alcance]; [fecha de recepción, por separado]. |
| Comprobación realizada | [Dato contrastado, contra qué soporte y resultado]; [responsable y fecha]. Ejemplo: el identificador del pedido coincide con el de la ficha societaria; no es una conclusión de solvencia. |
| Pendiente y seguimiento | [Pregunta que falta resolver]; [soporte o aclaración necesaria]; [persona responsable]; [fecha acordada para resolverla]. Si no aplica, explica por qué. |
| Preparación y entrega | [Responsable comercial]; [fecha y destinatario de la entrega]; [lista de pendientes comunicados]. |
| Decisión, en registro separado | Pendiente hasta que se evalúe. Completa después: [autoridad, decisión, condiciones, fecha y vigencia]. No reutilices aquí el estado «documentos recibidos». |
Registra una comprobación concreta, no solo «revisado». Mantén separada la decisión de crédito.
5. Comprueba que la solicitud se puede revisar
- Credit Policy Corporate Finance Institute · 2023-02-21 · Solicitud, evaluación, aprobación y responsabilidades según la política de cada organización.
- Payment terms business.gov.au · Cómo y cuándo se paga. Se usa como referencia de gestión, no como normativa ecuatoriana.
- Working capital management ACCA · Relación entre crédito, cobros y liquidez; límites de interpretar un ratio aislado.
El siguiente paso es evaluar, no asumir la aprobación
Entrega el expediente al responsable de crédito y acuerda cómo resolver las preguntas que cambian la evaluación. Las facultades para aprobar y las condiciones que pueden comunicarse al cliente proceden de la política de crédito empresarial, no del checklist.
Una buena entrega comercial permite distinguir lo que se pidió, lo que se recibió, lo que se comprobó y lo que sigue pendiente. Esa separación es la que hace útil el expediente para la siguiente decisión.