Empieza por la empresa que suministrará
Confirma la razón social y el identificador de quien contratará, ejecutará el suministro y emitirá la factura. En Ecuador, contrasta también el RUC. Si intervienen entidades distintas, deja definida la función de cada una; el nombre comercial o el logo del grupo no resuelven esa diferencia.
Relaciona la revisión con el pedido: bienes o servicios, importe, fechas de entrega y condiciones de pago previstas. Eso permite decidir qué información necesitas, en lugar de pedir documentos por rutina. Un proveedor nuevo para tu empresa no tiene por qué ser una compañía recién constituida.
Para localizar registros y cifras públicas en Ecuador, consulta dónde buscar información financiera de empresas. Si los datos encontrados son antiguos para el pedido que evalúas, solicita información más reciente y conserva ambos cortes por separado.
Convierte cada indicador en una pregunta
| Indicador | Qué preguntar | Qué revisar |
|---|---|---|
| Razón corriente: activo corriente / pasivo corriente. Se expresa en veces. | ¿Qué parte del activo corriente podrá convertirse en efectivo antes de los pagos? | Saldos del mismo corte; composición y vencimientos de cuentas por cobrar, inventario y pasivo corriente. |
| Pasivos / activos: pasivo total / activo total × 100. | ¿Qué obligaciones vencen durante el suministro y cómo se prevé atenderlas? | Balance del mismo corte, detalle de las obligaciones relevantes y calendario de pagos. El pasivo no incluye solo préstamos. |
| Margen neto: utilidad neta / ingresos por ventas × 100. | ¿El resultado es recurrente y cómo se relaciona con los cobros? | Estado de Resultados del mismo período, detalle de partidas no recurrentes y evidencia de flujos y cobros pertinente al pedido. |
No son umbrales de aprobación. Usa partidas de la misma entidad, con moneda, escala y alcance compatibles.
La razón corriente compara saldos contables al corte; no dice cuánto efectivo habrá el día de la entrega. El margen mide un resultado, no dinero disponible. Por eso un ratio favorable no cierra la revisión.
Dato ausente no significa cero. Si falta una partida, deja el cálculo pendiente. Si el denominador es cero, el cociente no es calculable; un pasivo corriente confirmado en cero no produce una liquidez infinita. Revisa también cualquier denominador negativo antes de interpretar el indicador.
Si ya tienes bases compatibles y necesitas calcular o comparar candidatos, la matriz financiera de proveedores desarrolla las fórmulas y ofrece un archivo compatible con Excel. Aquí el paso previo es comprobar a quién pertenecen esas cifras.
El caso: recibes cifras del grupo, pero contratarás a la filial
Supongamos que Suministros Delta, una filial ficticia, propone un primer pedido con anticipo y entrega a 60 días. Esas son las condiciones del ejemplo, no una recomendación. Para el alta, envía un cuadro de ratios y un balance consolidado del también ficticio Grupo Delta, pero no sus estados individuales ni el soporte del cuadro.
Compras comprueba que la razón social e identificador de la entidad que facturará no coinciden con los del balance recibido. Finanzas observa que el documento abarca al grupo. El cuadro de ratios, además, no identifica las partidas utilizadas.
La conclusión inicial es que todavía no se pueden atribuir esos indicadores a Suministros Delta. Se conserva el informe consolidado como contexto y se solicita el soporte individual. No se copian sus ratios en la ficha de la filial ni se rellenan los faltantes con ceros.
Si la contraparte dice que la matriz financiará el pedido o dará una garantía, pide el documento que describa ese apoyo, sus condiciones y alcance para que lo revisen las áreas competentes. Pertenecer al grupo no demuestra, por sí solo, que la filial disponga de sus fondos o de una garantía exigible.
Qué pedir para aclarar ese expediente
Identifica el documento recibido y la discrepancia, y solicita solo la evidencia necesaria para resolverla. Puedes adaptar este texto:
«Recibimos el cuadro de indicadores y el balance consolidado de Grupo Delta [identificar documento y fecha]. La entidad que ejecutaría y facturaría el pedido es Suministros Delta. Por favor, confirmen a qué entidad, período y partidas corresponde cada indicador y faciliten la información financiera individual que lo sustenta.
Para revisar el anticipo y la entrega propuestos, necesitamos además entender los cobros, pagos y fuentes de financiación relevantes durante ese plazo. Si ofrecen apoyo de la matriz, indiquen su forma y adjunten el soporte correspondiente».
Finanzas puede concretar el pedido con estados individuales, información interina o soportes alternativos pertinentes. No disponer de estados auditados no basta para concluir incumplimiento o insolvencia: hay que evaluar qué información existe y su confiabilidad. Una proyección debe identificarse como estimación, con sus supuestos; no es efectivo confirmado.
Usa el canal acordado para información no pública y limita su acceso al propósito de la evaluación. Registra lo recibido, lo explicado por el proveedor y lo corroborado como estados distintos.
- Assessing and monitoring the Economic and Financial Standing of Suppliers GOV.UK · Apartados 2.2, 2.6, 2.7 y 2.8: evaluación proporcionada, evidencia, aclaraciones y entidades de un grupo. Referencia metodológica de contratación pública británica; sus obligaciones y escalas no son requisitos ecuatorianos.
Antes de pasar la evaluación a quien decide
En el caso de Delta, el siguiente paso es obtener información de la filial y aclarar la base de los indicadores, no aceptar o rechazar al proveedor por las cifras del grupo. Compras reúne el contexto del suministro; finanzas interpreta los soportes; el responsable autorizado decide según el proceso del negocio.
Un expediente útil permite decir qué evidencia sirve para esta contratación y qué falta resolver antes de concluir.